La computación en la nube (cloud computing) es una realidad consolidada, y gracias a una amplia variedad de recursos online han surgido diferentes tipos de servicios de ofimática en la nube que funcionan sin la necesidad de descargar o instalar un determinado programa, sino directamente desde el navegador. 
Debido a que el volumen de trabajo en las oficinas es cada vez más elevado, es fundamental simplificar las tareas. Y ahí es donde entran en acción estas suites.
A continuación, le explicaremos qué es la ofimática en la nube, cuáles son sus principales servicios, de qué forma beneficia a su negocio y cómo emplearla de manera segura.
¿Qué es la ofimática en la nube?
La ofimática en la nube es un concepto que hace referencia a las aplicaciones que pueden ser usadas desde Internet sin necesidad de descargarlas, por lo cual se consideran un servicio en vez de un producto.
Se trata de paquetes de trabajo de oficina que incluyen varios tipos de aplicaciones, las cuales permiten la creación de diferentes archivos, así como su almacenamiento, organización, modificación, envío, impresión y escaneo de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Para comprender mejor qué son las suites de ofimática en la nube, simplemente hay que pensar en los programas que se han usado durante años, como los del paquete de Microsoft Office, por ejemplo: Word, Excel y PowerPoint.
Principales servicios de ofimática
Entre los más comunes encontramos:
Microsoft 365
Microsoft 365 es una de las mejores alternativas para las empresas que quieren digitalizar sus operaciones por medio de una solución integral en la nube.
Conocida anteriormente como Office 365, la suite de Microsoft es una gran aliada de los negocios porque ayuda a mejorar la productividad y genera ventajas competitivas, al migrar procesos y bases de datos a la nube e integrar a la infraestructura digital existente, considerando las necesidades de los empleados y la modalidad de trabajo.
Dependiendo del plan de suscripción que se seleccione, Microsoft 365 puede incluir algunos de los siguientes servicios:
- Word;
- Excel;
- PowerPoint;
- SharePoint;
- Outlook;
- Microsoft Teams;
- OneDrive.
Incluso, puede acudir a proveedores premium que brinden servicios gestionados de Microsoft 365.
Google Workspace
Cuando se habla de suites de ofimática en la nube, Google es el principal competidor de Microsoft, en parte por ser una de las compañías tecnológicas más influyentes de la actualidad y también por tener un amplio recorrido con aplicaciones online para editar textos, crear hojas de cálculo, presentaciones, formularios y encuestas.
En ese sentido, Google Workspace es un excelente software que tiene todos estos servicios integrados, así como funciones adicionales y aplicaciones de la Web Store de Google Chrome.
Si se opta por el plan gratuito, el usuario puede acceder a 15 GB de almacenamiento distribuido entre Gmail, Google Fotos y Drive. Y con los planes de pago este almacenamiento se puede extender desde 100 GB hasta 30 TB.
Zoho Docs
Aunque es bastante similar a Google Workspace, su principal característica es que está enfocado más en las empresas que en usuarios individuales.
También ofrece un editor de texto, hojas de cálculo, presentaciones y otros programas similares, pero la compañía destaca como su gran valor el trabajo colaborativo entre usuarios dentro de su plataforma.
Y al igual que Google Drive, ofrece un plan gratuito con 125 GB de almacenamiento y opciones de pago que permiten extenderlo.
Puede ser utilizado como una aplicación en el navegador o descargar el formato de escritorio para Windows, Linux o Mac.
Ventajas de las suites ofimáticas online
Ahora que ya sabe qué es la ofimática en la nube y cuáles son sus principales servicios, veamos a continuación sus ventajas:
Versión gratuita
Una de las ventajas más obvias de usar paquetes ofimáticos en línea es que tienen versiones gratuitas, que sirven para explorar los recursos.
Por supuesto, no hay duda de que, si se escoge adquirir los planes de pago de estos servicios, las características y los beneficios serán mayores.
Fluidez en la colaboración
Debido a que las suites ofimáticas ofrecen diferentes opciones para compartir y editar archivos, a la vez que permiten el acceso desde diferentes computadoras y la sincronización en tiempo real, ayudan a que la comunicación interna sea mejor y más fluida.
Disponibilidad
Al tratarse de un servicio que está en la nube, las aplicaciones y los documentos creados y guardados están disponibles desde cualquier computadora en cualquier parte del mundo, siempre que se tenga acceso a internet.
Escalabilidad
La programación y los avances tecnológicos generan continuamente nuevas versiones y actualizaciones de este tipo de programas, y como estamos hablando de aplicaciones gratuitas, en principio, las actualizaciones ocurren sin costo alguno para los usuarios.
Consejos para un uso seguro de este entorno
A menudo, debido a una deficiente comunicación, los empleados no saben cuáles son los protocolos de ciberseguridad que deben seguir al trabajar en la nube para mantener a salvo la información crítica de la empresa y protegerse contra las filtraciones de datos.
Estos protocolos no significan nada si no se comunican efectivamente a los empleados. La protección de datos dentro de la empresa comienza con cada individuo, y existen muchos pasos preventivos que el personal puede adoptar para ayudar a la compañía a resguardarse contra las amenazas externas.
A continuación, tres consejos de seguridad básicos para un uso seguro de las suites de ofimática en la nube:
- Crear contraseñas complejas: las mejores contraseñas son aquellas que son imposibles de descifrar, es decir, que tienen una combinación de letras mayúsculas, minúsculas, números y símbolos, y que tienen al menos 12 caracteres de longitud.
- Usar diferentes contraseñas para cada aplicación en la nube: si se usan las mismas contraseñas para todas las aplicaciones, tanto privadas como comerciales, se pone en peligro la seguridad de los datos de la empresa. Siempre hay que tener una contraseña individual para cada aplicación y, además, protegerla con la autenticación de dos factores (2FA), que agrega una capa adicional de protección a una clave que ya es sólida de por sí.
- Mantener las contraseñas seguras: una vez que se genera una buena contraseña, no se puede compartir ni mostrar a nadie que no se suponga que deba tener acceso a la aplicación.
- Implementación de autenticación de dos factores (A2F, por el término Two-factor Authentication) o autenticación multifactor (MFA, por Multi-factor Authentication), con la finalidad de optimizar la seguridad en el acceso informático y reducir el índice de vulnerabilidad.
- Establecer un esquema de acceso condicional (conditional access), en caso de que resulte viable para su operación, a través de la creación de reglas por geo-referenciación o redes conocidas (Conditional access).
Conclusión
El crecimiento de la ofimática en la nube ha hecho que este tipo de herramientas sean esenciales en la actualidad, debido a su accesibilidad, rapidez, seguridad y una amplia gama de opciones que cubren las necesidades de la mayoría de los usuarios. Y es de esperar que continúen evolucionando en el futuro, consolidándose como las mejores opciones para trabajar, debido a la democratización de la nube - tanto pública como privada e híbrida - en las operaciones empresariales.
Si este artículo le pareció interesante y desea saber cómo funcionan los servicios gestionados de Microsoft 365, la invitamos a ingresar en este post.
