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Servicios gestionados en Microsoft 365: guía para optimizar su uso

La adopción de servicios gestionados en Microsoft 365 es una de las alternativas para las empresas que buscan digitalizar sus operaciones a través de una solución integral en la nube.

Hable con Nuestros Expertos en Servicios Gestionados para Microsoft 365

En ese sentido, cada vez son más los negocios que integran soluciones en la nube para aumentar la productividad y generar ventajas competitivas apelando a tecnologías digitales. Microsoft 365 —antes llamada Office 365— es una herramienta para negocios creada por una de las empresas líderes de la industria tech

No obstante, algunas organizaciones pueden encontrar dificultades a la hora de migrar sus procesos y bases de datos a la nube, de integrar esa herramienta a su infraestructura digital existente o de adaptarla a su personal y modalidad de trabajo.

Ahí es donde entran en juego los servicios gestionados en Microsoft 365, que ayudan a las empresas sacar el máximo provecho de esta poderosa herramienta. Si quiere conocer más al respecto, ¡siga leyendo! En este artículo, le contaremos:

  • Por qué las empresas usan Microsoft 365; 
  • cómo la nube está transformando los paradigmas empresariales;
  • cómo funcionan los servicios administrados en Microsoft 365;
  • y cuáles son las ventajas que pueden aportarle a su negocio.

El uso del Microsoft 365 en las empresas

Antes de entrar en detalle acerca de la modalidad managed services o servicios gestionados, veamos primero en qué consiste Microsoft 365 y cómo puede beneficiar a su empresa.

En esencia, Microsoft 365 es un servicio de suscripción que entra en la categoría de Software como Servicio —SaaS, por sus siglas en inglés—. Se trata de una de las soluciones de nube híbrida más importantes del mercado.

Este servicio incluye distintas aplicaciones, soluciones en la nube y optimizaciones de seguridad que se adaptan a las organizaciones independientemente de su tamaño o rubro.

De esta forma, Microsoft 365 le permite a las empresas integrar en sus operaciones una amplia variedad de herramientas digitales con el objetivo de potenciar la productividad y colaboración en los equipos de trabajo, como también optimizar la seguridad de la información. 

Tal es la importancia de esta herramienta en la actualidad que, solo en 2020, el 70% de las empresas listadas en Fortune 500 comenzó a utilizarla. Y si consideramos únicamente Microsoft Teams — una de las aplicaciones incluidas en 365—, el porcentaje de las empresas en esa lista que la usa alcanza el 91%

¿Qué incluye Microsoft 365?

Microsoft ofrece distintos planes específicos para las empresas en función del tamaño y las necesidades de las mismas. Dependiendo del plan de suscripción que elija, Microsoft 365 puede incluir, entre otros, los siguientes servicios:

  • Word;
  • Excel;
  • PowerPoint;
  • Microsoft Teams;
  • Outlook;
  • OneDrive;
  • SharePoint;
  • Exchange;
  • Entre otros.

La transición a la nube de la mano de Microsoft 365

La migración a la nube y la adopción de estrategias cloud first pronto dejarán de ser una alternativa para convertirse en una necesidad en muchas organizaciones. De hecho, según un informe realizado por Gartner, para 2025 casi todas las empresas operarán bajo la lógica cloud first y las inversiones en la nube superarán a todas aquellas no vinculadas a esta tecnología.

Además, la consultora investigó cuál es el papel que desempeña la nube en la actualidad y, de acuerdo a las respuestas brindadas por los CEO consultados, para las empresas esta herramienta es una tecnología disruptiva y una habilitadora de nuevas capacidades. 

Por otro lado, teniendo en cuenta el auge del trabajo remoto y las modalidades híbridas que mezclan home office con la oficina tradicional, hoy es primordial contar con herramientas como Microsoft Teams, OneDrive o SharePoint —todas incluidas en el servicio 365—, ya que permiten trabajar desde cualquier lugar y colaborar a distancia.

Dentro de este nuevo paradigma, la solución creada por Microsoft logró posicionarse como una verdadera creadora de valor al interior de las empresas. Tal es el caso que, durante 2021, las ganancias de Microsoft aumentaron un 12% debido a la demanda de 365

Entonces, ¿por qué la nube es tan importante para los negocios? Ya anticipamos algunos de los beneficios que migrar a la nube supone para ellos, pero, en síntesis, podemos mencionar las cuatro claves que explican el aumento exponencial de la migración a la nube:

  • Reducción de costos: El cloud computing permite aminorar los costos operacionales y de hardware, como los vinculados al almacenamiento de datos. 
  • Ahorro de tiempo: Contar con una base de datos centralizada en la nube posibilita acceder a información valiosa en cuestión de segundos.
  • Mayor seguridad: Los proveedores de servicios en la nube actualizan constantemente sus medidas y protocolos de seguridad para prevenir y estar preparados ante posibles amenazas. A su vez, las copias de seguridad de servicios como Microsoft 365 hacen posible recuperar información ante cualquier pérdida de datos.
  • Trabajo colaborativo: La nube es primordial para aumentar la productividad de los equipos de trabajo, permitiendo colaborar a distancia desde cualquier lugar, dispositivo y sistema operativo.

Creando valor con servicios integrados

Adoptar una herramienta integral que posibilite emplear aplicaciones y soluciones en la nube es ideal para los negocios que buscan entrar en el camino de la transformación digital

Asimismo, aquellas empresas que ya están digitalizadas, pero necesitan optimizar su infraestructura tecnológica, su gestión de datos o la modalidad de trabajo a distancia, pueden beneficiarse de los servicios gestionados en Microsoft 365

Por otro lado, este tipo de administración le permite a las organizaciones estar más seguras frente a potenciales ciberataques y otros incidentes de Ciberseguridad. 

Ahora que conoce la importancia de Microsoft 365 y las soluciones en la nube para hacer crecer su negocio, le explicaremos en detalle en qué consisten los servicios administrados en Microsoft 365 y por qué es una opción ideal para optimizar el uso de esta herramienta.

¿Qué tipos de servicios gestionados hay para Microsoft 365?

Existen distintas opciones disponibles en el mercado de servicios gestionados en Microsoft 365 que varían según el proveedor del servicio y el tipo de licencia que adquiera la empresa.

En ese sentido, lo ideal es optar por socios Gold Certified de Microsoft, ya que se tratan de compañías con los más altos estándares y que forman parte del programa de asociación de Microsoft. 

Aunque los planes de servicios administrados en Microsoft 365 pueden parecer similares, lo cierto es que cada proveedor suele especializarse en áreas estratégicas. 

Así, algunos servicios están orientados a la Ciberseguridad, mientras que otros pueden priorizar la migración de datos a las aplicaciones de Microsoft o el asesoramiento vinculado al almacenamiento de información.

Asimismo, los planes como los de ne Digital —de los que te hablaremos en detalle más adelante— buscan ofrecer soluciones integrales para solventar todas las necesidades de las organizaciones que los eligen

Teniendo en cuenta la situación actual de su empresa, sus necesidades y objetivos, los servicios gestionados en Microsoft 365 pueden incluir:

  • Soporte continuo,
  • el monitoreo de los servicios en la nube y de amenazas;
  • la migración de datos;
  • el contacto prioritario con Microsoft ante cualquier eventualidad;
  • la capacitación al personal;
  • como también la asistencia en la configuración de las herramientas y las soluciones cloud

Tipos de licencia de Microsoft 365

En gran medida, los servicios gestionados van a depender de la licencia que elija la empresa. En tal sentido, al optar por un proveedor, uno de los factores clave a elegir es el tipo de licencia que va a utilizar en su empresa. 

Aunque el proveedor del servicio puede brindarle asesoramiento para elegir la licencia adecuada en función del tamaño de su organización, es bueno que conozca las distintas ofertas que brinda Microsoft:

  • Business Premium: Es ideal para empresas pequeñas y medianas que necesitan soluciones de trabajo seguras y remotas al igual que protección avanzada de ciberamenazas y gestión de dispositivos incluida.
  • Enterprise E3: Cumple todos los requisitos para empresas medianas que buscan incorporar las mejores aplicaciones de productividad, aumentando la seguridad y las capacidades de compliance para todos los procesos internos.
  • Enterprise E5: Es ideal para aquellas empresas que quieren obtener las mejores aplicaciones de productividad, Ciberseguridad avanzada, al igual que capacidades de compliance y analítica avanzada.

En definitiva, a la hora de contactar un proveedor de servicio, es importante analizar las necesidades prioritarias de su organización, sus planes a futuro, como también cuáles son sus capacidades IT y en qué áreas relevantes necesitará asistencia. 

Para despejar cualquier duda, en el siguiente apartado veremos más en detalle cómo funcionan exactamente los servicios gestionados en Microsoft 365 y cuáles son los principales beneficios que puede aportar en su organización.

¿Cómo funcionan estos servicios?

Adquirir la licencia adecuada para implementar Microsoft 365 en su empresa es tan solo el primer paso para aprovechar al máximo las funcionalidades de esta herramienta, ahorrar costos y aumentar el ROI.

En ese sentido, los servicios gestionados permiten externalizar la administración de las soluciones de Microsoft a otra empresa para poder implementarla de forma segura y eficiente, permitiendo superar los desafíos críticos que supone esta tecnología y apalancar sus principales beneficios.

Así, los servicios administrados en Microsoft 365 son ideales para las organizaciones que no disponen de un departamento de IT calificado o con el tiempo necesario para gestionar infraestructuras en la nube complejas.

Además, en muchas ocasiones la migración de recursos a la nube y las aplicaciones de Office puede requerir la asistencia de un partner de Microsoft con la experiencia y el conocimiento necesarios para hacerlo.

Entonces, si su negocio contrata estos servicios ¿pierde el control de sus recursos? ¡Por supuesto que no! Tanto Microsoft como los proveedores de servicios gestionados garantizan un alto nivel de seguridad y privacidad de todos los datos de su empresa

¿Qué incluye un contrato de servicios gestionados?

Estos servicios se caracterizan por su flexibilidad, permitiéndole a las empresas elegir un plan específico que se adapte a sus objetivos, infraestructura tecnológica y capacidades IT.

Los contratos de servicios gestionados en Microsoft 365 suelen componerse de un precio mensual que cubre todos los servicios requeridos por el cliente. Además de la gestión y el monitoreo —tanto de las aplicaciones de Office como de las soluciones en la nube de Microsoft—, estos requerimientos pueden incluir:

  • Consultoría y soporte profesional.
  • Prioridad para escalar problemas e incidentes a Microsoft.
  • Servicios de helpdesk.
  • Mantenimiento de aplicaciones.
  • Migración de datos a la nube.
  • Asesoramiento para realizar optimizaciones estratégicas de IT.
  • Adopción de protocolos avanzados de Ciberseguridad.

Planes a la medida

Como vimos, una de las ventajas de los servicios gestionados para los negocios es la posibilidad de seleccionar un plan en función de sus capacidades, necesidades y objetivos.

Esto no solo implica poder seleccionar aquellas aplicaciones y servicios a gestionar —como el almacenamiento en la nube o el E-mail interno—, sino además hacer un diagnóstico de la infraestructura actual para poder optimizar recursos y ahorrar costos en licencias.

Por eso, si decide migrar a Microsoft 365, es esencial que revise los recursos que emplea actualmente en su negocio y considere aquellos que va a incorporar en el futuro.

Otro aspecto positivo de los servicios gestionados en Microsoft 365 es que pueden ayudarle a hacer el diagnóstico de capacidades tecnológicas en su empresa. Asimismo, le garantizan:

  • La implementación segura del servicio. 
  • La disponibilidad de todos los recursos.
  • La optimización del rendimiento.
  • Lograr que todos los proyectos de Microsoft 365 sean ejecutados bajo un mismo cubrimiento.
  • Transformar los presupuestos críticos de IT de CAPEX a OPEX.
  • Descubrir el nivel de licencia que cada usuario de su empresa necesita.
  • Prevenir fugas de información.
  • Encriptar todos los sistemas en actividad o durante el modo de descanso.

En definitiva, los servicios gestionados de las aplicaciones 365 encuentran su fuerte en los beneficios que aportan a la hora de sacar el máximo rendimiento posible de esta herramienta. 

Los proveedores del servicio, a través de planes personalizados, se encargan de facilitar la implementación, la migración, la protección y el mantenimiento de las aplicaciones y soluciones adoptadas.

Habiendo visto en qué consisten y cómo funcionan los servicios gestionados, en el siguiente apartado abordaremos con mayor precisión cuáles son las principales ventajas que pueden brindarle a su negocio. 

Ventajas de los servicios gestionados en Microsoft 

A esta altura, ya conoce cuáles son los beneficios de Microsoft 365, pero, ¿cuál es el valor diferencial de los servicios gestionados? ¡Veamos todas sus ventajas!

Reducen riesgos

Al ser socios de Microsoft, los proveedores del servicio son capaces de intermediar entre la empresa y su negocio, acelerando la resolución de problemas técnicos.

Sumado a esto, las herramientas de monitoreo permiten incluso anticiparse a las eventualidades, ahorrando tiempo y costos.

Asimismo, los servicios gestionados incluyen medidas avanzadas de Ciberseguridad que ayudan a proteger la integridad y privacidad de los recursos digitales de su empresa, como también los de sus clientes y el personal.

En síntesis, le permiten estar más seguro frente a posibles amenazas, pérdidas o robos de información.

Aseguran la elección de la licencia adecuada

Como ya le mencionamos, existen distintas opciones de licencia que debe considerar. Colaborar con un proveedor de servicios gestionados confiable le ayudará a determinar las licencias ideales para su organización.

Con el paso del tiempo, es posible que su negocio crezca, y que sus necesidades y objetivos cambien. En ese caso, el proveedor también puede orientarlo para definir qué licencias se adaptan mejor a la nueva situación.

Aumentan la eficiencia

Como sucede con cualquier tecnología en el ámbito empresarial, no solo basta con incorporarla en la organización. En cambio, es necesario capacitar al personal, integrar la herramienta en los procesos internos y hacer un seguimiento de su impacto en la productividad.

En ese sentido, en muchas ocasiones el área de IT de las empresas no está capacitado o tiene que priorizar otras tareas más allá del mantenimiento de las soluciones en la nube de Microsoft.

Por eso, los proveedores de servicios gestionados analizan el estado de la plataforma 365 en busca de posibilidades de mejora, haciendo que su negocio aproveche esta herramienta y aumente su ROI. Así, estos servicios logran que la herramienta realmente aporte valor a su negocio. 

Reducen costos

Contratar a personal IT especializado, al igual que mantenerlo informado sobre las actualizaciones y novedades que Microsoft introduce en la nube puede —además de sobrecargar de tareas al departamento IT— ser un gasto excesivo para su empresa.

En cambio, los servicios gestionados resuelven toda la parte técnica de la implementación, configuración y el mantenimiento de la plataforma, desde la asignación de licencias hasta la creación de usuarios, sincronización de datos y herramientas de trabajo colaborativo.

Así, es posible reducir costos vinculados a la infraestructura, al consumo de recursos, a las compras de licencias —evitando pagar licencias innecesarias— y a la contratación de personal.

Facilitan la migración de datos

Digitalizar un negocio, migrar a la nube o a una nueva plataforma no es una tarea sencilla. Por eso, los proveedores de servicios gestionados en Microsoft 365 se encargan de migrar todos los datos y recursos digitales de forma segura y ordenada.

Además, luego de migrar es fundamental poner en marcha todas las funciones de Ciberseguridad de Microsoft, para lo que se necesita la expertise de un proveedor de confianza que pueda supervisar y configurar la herramienta luego de migrar a la nube.

Brindan monitoreo y asistencia

El proveedor de servicios gestionados también se encarga de realizar un monitoreo de amenazas, revisar las actualizaciones de seguridad y brindar asistencia ante cualquier eventualidad.

En definitiva, otra de las ventajas de estos servicios es que le permiten externalizar tareas de seguridad, mantenimiento y diagnóstico, ahorrando tiempo y recursos. 

¡Conozca la oferta de ne Digital! 

En ne Digital ofrecemos diversos planes de servicios gestionados en Microsoft 365 que le brindan a las empresas la posibilidad de sacarle el máximo provecho a las funcionalidades de la plataforma e integrarlas a sus objetivos y necesidades.

Nos especializamos en Ciberseguridad y arquitecturas modernas de productividad laboral. Como tal, alineamos todos nuestros esfuerzos de M365 con el marco de Ciberseguridad de NIST.  

Como socios Gold de Microsoft, contamos con un equipo de expertos preparados para ayudar a organizaciones grandes y pequeñas a superar desafíos IT y apalancar los beneficios de Microsoft 365. 

Nuestros planes de Servicio Gestionado:

  • Cumplen con los estándares de seguridad y protección de información, en conformidad con las regulaciones de compliance.
  • Aseguran el acceso a todos los usuarios sin importar el lugar o dispositivo que usen.
  • Implementan el modelo de seguridad Zero Trust (confianza cero) en concordancia con las nuevas modalidades de trabajo remoto y home office.

De esta forma, optimizamos el uso de los paquetes de Microsoft y le posibilitamos a su negocio:

  • Superar desafíos internos de IT.
  • Eliminar barreras de conocimiento vinculadas a la nube.
  • Ahorrar gastos dirigidos a optimizar su inversión en Microsoft 365.
  • Contar con un entorno de trabajo seguro para todo su personal, independientemente del lugar físico en el que se encuentren.
  • Recibir acceso directo al soporte técnico y equipos de desarrollo de Microsoft.
  • Contar con un soporte técnico especializado en la seguridad y productividad en Microsoft 365.

Asimismo, los planes de ne Digital llevan a su empresa a detectar qué funciones y capacidades de Microsoft 365 no se están aprovechando, como así también las mejores formas para desbloquear todo el potencial de productividad a través de las aplicaciones y servicios incluidos.

Por otro lado, nuestros servicios integrados le ayudan a optimizar el uso de la plataforma y las configuraciones pertinentes para lograr una máxima utilización de la nube computacional.

También nos aseguramos de aportar insights relevantes en busca de mejorar sus procesos internos analizando toda la información que se desprende de la integración de Microsoft 365 en su negocio.

¡Hasta aquí llegamos!

Hable con Nuestros Expertos en Servicios Gestionados para Microsoft 365

Llegado a este punto, ya conoce en qué consisten los servicios integrados en Microsoft 365 y cuáles son los beneficios en términos de Ciberseguridad, productividad y optimización de recursos que un plan de ese tipo puede proporcionar a su empresa.

Como vimos, las aplicaciones y servicios incluidos en Microsoft 365 la convierten en una solución en la nube integral que potencia el trabajo colaborativo, como también la seguridad y privacidad de la información.

Dicho esto, los servicios gestionados como los de ne Digital consiguen sacar el máximo rendimiento de la plataforma de Microsoft, adaptando la herramienta a las particularidades de cada negocio y brindando soporte y medidas de seguridad avanzadas.

¿Está listo para aprovechar todas las ventajas de los servicios gestionados y llevar su negocio al siguiente nivel? ¡Hable ahora mismo con nuestros expertos!

 

Topics: Microsoft 365 (ES)