La seguridad de la información y la gestión efectiva de los controles internos son esenciales para garantizar la seguridad de los clientes, sobre todo para las empresas de servicios que manejan datos sensibles de su clientela.
Dentro de este marco, las certificaciones Security Operations Center (SOC), emitidas por firmas de contadores públicos (CPA firm), evalúan y verifican los procesos de seguridad y privacidad de las organizaciones.
Sin embargo, surge la necesidad de abordar los vacíos temporales entre los informes SOC 2 y el final del año fiscal (fiscal year-end), y esa es justamente la función de la SOC 2 Bridge Letter, sirviendo como una herramienta estratégica que brinda continuidad y tranquilidad a los clientes.
Siga leyendo para obtener más información sobre qué es una SOC 2 Bridge Letter, su función crucial en la seguridad de la información y cómo puede ser una pieza clave para mantener la confianza de sus clientes.
Entendiendo el propósito de SOC 2 Bridge Letter
Una SOC 2 Bridge Letter (conocida también como gap letter) es un documento que aborda el lapso temporal entre la fecha de finalización del informe de la última auditoría SOC 2 (most recent SOC) y el cierre del año fiscal del cliente.
Supongamos que auditoría SOC más reciente de su entidad concluyó el 31 de octubre de 2022, mientras que el año fiscal del cliente se extiende hasta el 31 de diciembre de 2022.
En esta brecha temporal, la emisión de una bridge letter se convierte en una práctica para asegurar a los clientes la constante solidez en materia de seguridad de la organización, garantizando que no se hayan producido material changes en los internal controls que pudieran impactar negativamente las conclusiones obtenidas en el last SOC report.
Importancia en el contexto de certificación SOC 2
A pesar de que las SOC 2 Bridge Letter no pueden sustituir a los informes de auditoría SOC 2, representan una solución provisional ingeniosa, por lo que no debe subestimarse su importancia en las relaciones con los proveedores.
En primer lugar, ofrecen tranquilidad a los clientes actuales y potenciales respecto a la postura de seguridad de la información durante el intervalo de tiempo.
Además, contribuyen a ahorrar tiempo y costos, permitiéndole mantener su estatus como proveedor confiable en el entorno de sus clientes.
En términos generales, las cartas puentes son una estrategia valiosa para preservar la confianza del cliente y, por ende, asegurar oportunidades de venta en el futuro.
Elementos clave que deben incluirse en una carta puente
Aunque la guía de cumplimiento SOC 2 de AICPA no aborda directamente el tema de las cartas puentes, se considera una práctica efectiva incorporar los siguientes elementos en dicho documento:
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La fecha de inicio y finalización de la certificación SOC 2 más reciente de la organización.
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Una declaración que aborde cualquier modificación o cambio realizado en los controles internos de la entidad desde la conclusión del informe SOC más reciente, ofreciendo una explicación detallada de dichas modificaciones.
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En el caso de ausencia de cambios significativos, se debe incluir una declaración indicando que la organización no tiene conocimiento de alteraciones relevantes que puedan impactar en la opinión del auditor.
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Un descargo de responsabilidad que aclare que la carta puente no sustituye al informe SOC 2.
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Una declaración que establezca que la carta puente está dirigida exclusivamente al cliente receptor y no tiene validez para ninguna otra entidad.
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El último párrafo de la carta puente debe reafirmar el compromiso continuo de la organización para evaluar y actualizar de forma constante los controles y procedimientos relacionados con la seguridad de la información, tanto en entornos físicos como en la nube.
¿Cuál es el período de validez de una carta puente?
Las cartas puente SOC tienen una cobertura para breves lapsos, destinados a cerrar las brechas entre los informes SOC 2 o entre la conclusión de un período de informe SOC 2 y la solicitud de una carta puente por parte del cliente.
Por lo tanto, es común que una SOC 2 Bridge Letter no abarque más de tres meses.
En situaciones en las que se requiere una carta puente que exceda los tres meses, podría considerar realizar otra SOC 2 audit o revisar el período de evaluación con el auditor del servicio.
En consecuencia, se recomienda completar las auditorías SOC 2 anuales (annual SOC) de manera oportuna para consolidar una confianza continua en la robustez de los controles internos.
¿Quién es el responsable de emitir una carta puente?
Las cartas puentes son expedidas y autorizadas por la alta dirección de la organización, siendo enviadas directamente a los clientes. La firma de contadores públicos encargada de llevar a cabo la auditoría SOC no participa en este proceso.
¿Cuál es la razón? Imaginemos que la empresa modifica su infraestructura en la nube después de la conclusión de la auditoría. En este escenario, el auditor ya no puede confirmar que el entorno del cliente permanezca inalterado.
Consejos prácticos para la elaboración de una carta puente efectiva
Una SOC 2 Bridge Letter efectiva debe incluir claramente las fechas de certificación, detallar cambios en los internal controls desde el informe más reciente, o afirmar explícitamente la ausencia de modificaciones significativas.
Además, es importante agregar un descargo de responsabilidad que establezca que la carta no reemplaza el SOC report y especificar que está destinada exclusivamente al cliente.
También se debe reafirmar el compromiso continuo de evaluar y actualizar los controles, proporcionar información de contacto directo y definir el período cubierto.
Mantener la conformidad ética, evitar exageraciones y establecer una revisión regular, son prácticas que contribuyen a mantener la integridad y la confianza del cliente en el proceso.
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En la búsqueda de reforzar la seguridad empresarial y la integridad de los controles internos, la comprensión de la importancia de “THE SOC 2 Bridge Letter” como herramienta clave en el contexto de las certificaciones SOC 2, se vuelve esencial.
No obstante, enfrentar este desafío no debería ser un camino solitario, ya que contar con un socio estratégico como ne Digital puede marcar la diferencia.
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Por último, le recomendamos seguir descubriendo sobre la importancia del cumplimiento en ciberseguridad y privacidad, así como los desafíos y beneficios de cumplir con regulaciones importantes como ISO 27001, HIPAA, GDPR, NIST, PCI DSS y las certificaciones SOC 2 Type 1, SOC 2 Type II y SOC 3.
