La Retención por Litigio en Microsoft 365 es una funcionalidad crítica que permite a las organizaciones conservar correos electrónicos, documentos y datos importantes ante procesos legales o regulatorios.
Su propósito principal es evitar que la información relevante sea eliminada o alterada, garantizando que los buzones de correo, documentos de SharePoint y archivos de OneDrive permanezcan disponibles para eDiscovery y auditorías legales.
Esta herramienta es fundamental para administradores de Microsoft 365, equipos legales y compliance officers, que buscan cumplir con requisitos normativos y preservar evidencia electrónica de manera efectiva.
La Retención por Litigio (Litigation Hold) es una función dentro de Exchange Online y otros servicios de Microsoft 365 que permite a los administradores colocar buzones de usuario o buzones de archivo en un estado donde todos los elementos eliminados y modificados se conservan de forma segura durante un período de retención definido. Esto garantiza que la información relevante para un caso legal o auditoría no se pierda, incluso si los usuarios intentan borrar correos electrónicos o archivos.
Al activar la Retención por Litigio, los elementos del buzón no se eliminan permanentemente; en cambio, se almacenan en la carpeta elementos recuperables y se pueden recuperar posteriormente para su revisión. Esta funcionalidad es especialmente útil en escenarios de cumplimiento normativo, donde la preservación de documentos electrónicos y registros de comunicaciones es obligatoria.
La Retención por Litigio forma parte de una estrategia más amplia de retención legal y gestión del ciclo de vida de la información dentro de Microsoft 365. Los administradores pueden combinarla con directivas de retención y políticas de retención para establecer reglas sobre cuánto tiempo deben conservarse los elementos de buzón, documentos electrónicos y contenido de SharePoint Online o OneDrive.
Por ejemplo, una organización puede configurar:
Estas políticas permiten cumplir con requisitos legales, regulaciones de cumplimiento normativo y normativas como RGPD, asegurando que la información se mantenga íntegra y accesible para auditorías o procesos judiciales.
Cuando se habilita la Retención por Litigio, todos los elementos eliminados en un buzón de Exchange Online se retienen automáticamente, y cualquier intento de eliminación se registra para garantizar la integridad de los datos. Esto incluye correos electrónicos, documentos electrónicos, elementos de Teams, archivos de SharePoint Online y OneDrive, así como cargas de trabajo asociadas.
Algunas características clave incluyen:
Además, la Retención por Litigio puede aplicarse a buzones de usuario, buzones de archivo o a buzones de Exchange Online específicos, brindando flexibilidad según el tipo de caso legal o investigación interna.
Implementar Retención por Litigio ofrece múltiples beneficios para las organizaciones:
Estas ventajas permiten que los equipos legales y de TI trabajen de manera coordinada, asegurando que los usuarios finales no interfieran con la conservación de información crítica y que la organización pueda responder rápidamente ante requerimientos regulatorios.
La Retención por Litigio se puede configurar desde el Centro de administración de Exchange (EAC) o mediante PowerShell con cmdlets específicos. Entre los pasos principales se incluyen:
La automatización mediante PowerShell permite configurar múltiples buzones de usuario de forma simultánea y aplicar ajustes consistentes en entornos corporativos de gran escala.
La Retención por Litigio se integra estrechamente con eDiscovery, facilitando la identificación, recolección y preservación de documentos electrónicos y correos relevantes para investigaciones legales. Gracias a esta funcionalidad, los administradores pueden realizar:
Esta combinación asegura que la información se conserve de manera organizada, cumpliendo con requisitos legales y evitando la eliminación accidental de evidencia crítica.
Para garantizar una implementación efectiva de Retención por Litigio, se recomiendan las siguientes prácticas:
Implementar estas prácticas ayuda a reducir riesgos de pérdida de datos, asegura el cumplimiento de retención legal y facilita la respuesta ante auditorías o litigios.
La Retención por Litigio no funciona de manera aislada; se complementa con otras funcionalidades de Microsoft 365, como:
Esta integración asegura que toda la información empresarial relevante esté protegida y disponible para investigaciones legales o requerimientos regulatorios.
La Retención por Litigio en Microsoft 365 es una herramienta esencial para organizaciones que buscan garantizar cumplimiento normativo, preservar documentos electrónicos y protegerse frente a pérdida de datos durante litigios o auditorías. Al implementar Retención por Litigio, los administradores pueden asegurar que buzones de correo, archivos de SharePoint Online, documentos en OneDrive y conversaciones de Teams se mantengan accesibles y no se pierdan debido a eliminación accidental o intencionada.
Combinar esta funcionalidad con políticas de retención, etiquetas de retención y eDiscovery permite cumplir con requisitos legales, cumplimiento normativo y asegurar la integridad de los datos durante todo el ciclo de vida de la información. Con estas medidas, las organizaciones pueden responder eficazmente ante procesos judiciales, proteger la información relevante y minimizar riesgos asociados a ciberdelitos y ciberataques.