Configurar Litigation Hold en Microsoft 365 es una de las prácticas más importantes para garantizar la preservación de correos electrónicos, documentos y otros datos críticos dentro de la organización. Este mecanismo permite mantener la información intacta, incluso si un usuario intenta eliminar o modificar mensajes o archivos, asegurando la integridad de los datos para investigaciones legales, auditorías o cumplimiento normativo.
En este artículo, proporcionaremos una guía práctica y paso a paso para configurar Litigation Hold en Microsoft 365, detallando su integración con Exchange Online, SharePoint, OneDrive y herramientas de eDiscovery, así como consideraciones sobre retención, administración de buzones y automatización mediante PowerShell.
¿Qué es Litigation Hold en Microsoft 365?
El Litigation Hold en Microsoft 365 es una función de retención legal que bloquea la eliminación o modificación de elementos dentro de los buzones de correo, SharePoint y OneDrive durante un período determinado. Esto asegura que la información se mantenga disponible para procesos legales o auditorías internas.
Cuando un buzón de usuario tiene Litigation Hold habilitado, todos los correos electrónicos, archivos y conversaciones de Teams se almacenan en la carpeta de elementos recuperables, incluso después de que el usuario los haya eliminado. Esto permite a los administradores y al equipo legal acceder a contenido crítico del buzón mediante herramientas de eDiscovery o Microsoft Purview eDiscovery, cumpliendo con los requisitos legales de preservación de datos.
Beneficios de habilitar Litigation Hold en Microsoft 365
Configurar Litigation Hold en Microsoft 365 ofrece múltiples ventajas:
- Preservación de datos críticos: Evita la pérdida de correos electrónicos y documentos importantes durante auditorías, litigios o investigaciones internas.
- Cumplimiento normativo: Facilita el cumplimiento de regulaciones locales e internacionales relacionadas con retención de información y retention policies.
- Protección frente a eliminación accidental: Los usuarios pueden eliminar elementos, pero estos permanecen accesibles para administradores y custodios legales.
- Integración con herramientas legales: Compatible con eDiscovery y exhibición de documentos electrónicos, facilitando la identificación y exportación de evidencia.
- Visibilidad completa de la información: Los administradores pueden monitorear el contenido del buzón y acceder a buzones de archivo o buzones de Exchange de forma segura.
Requisitos previos para habilitar Litigation Hold
Antes de configurar Litigation Hold en Microsoft 365, asegúrate de cumplir los siguientes requisitos:
- Contar con permisos de administrador global o de cumplimiento en Microsoft 365 Admin Center.
- Identificar los buzones de usuario o buzones de archivo que requieren preservación.
- Revisar las directivas de retención de la organización para alinear la duración de la retención con políticas internas y legales.
- Habilitar autenticación multifactor (MFA) para los administradores que gestionarán los buzones.
- Familiarizarse con PowerShell y cmdlets de Exchange para configuraciones avanzadas o masivas.
Paso 1: Acceder al Centro de Administración de Exchange
Para iniciar la configuración de Litigation Hold en Microsoft 365, sigue estos pasos:
- Ingresa al Centro de administración de Microsoft 365.
- Dirígete al Centro de administración de Exchange, donde se gestionan los buzones de Exchange Online.
- Selecciona el buzón de usuario que deseas poner en Litigation Hold.
- Haz clic en Editar configuración de retención para habilitar la función.
Este primer paso asegura que tengas control sobre los elementos del buzón y puedas establecer la duración de retención adecuada según las necesidades legales.
Paso 2: Habilitar Litigation Hold en un buzón de usuario
Existen dos formas principales de habilitar Litigation Hold en Microsoft 365: mediante el Centro de administración de Exchange o usando PowerShell.
Opción A: Centro de Administración
- En el buzón de usuario, busca la sección Litigation Hold.
- Marca la opción Habilitar Litigation Hold.
- Define el período de retención en días, meses o años según la política de la organización.
- Guarda los cambios.
Opción B: PowerShell
Para habilitar Litigation Hold en Microsoft 365 mediante PowerShell, utiliza el siguiente comando:
Set-Mailbox -Identity "usuario@empresa.com" -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration 365
Este comando activa la función en el buzón de usuario, especificando un período de retención de 365 días. La ventaja de PowerShell es la posibilidad de aplicar la configuración a múltiples usuarios mediante scripts automatizados.
Paso 3: Configurar notificaciones y detalles adicionales
Al habilitar Litigation Hold, puedes agregar detalles adicionales para auditoría y seguimiento:
- Notificación al usuario: Es posible enviar un aviso al empleado indicando que su buzón está bajo retención legal.
- Comentario del administrador: Registrar la razón del Litigation Hold, como un litigio específico o auditoría regulatoria.
- Duración de suspensión opcional: Puedes definir un período de retención personalizado que se ajusta a requisitos legales o internos.
Estas configuraciones mejoran la trazabilidad y facilitan la administración de múltiples buzones de correo bajo retención.
Paso 4: Verificar la configuración de Litigation Hold
Después de habilitar Litigation Hold en Microsoft 365, es importante verificar que la configuración se aplicó correctamente:
- En el Centro de administración de Exchange, revisa que el estado del buzón indique LitigationHoldEnabled: True.
- Mediante PowerShell, ejecuta el comando:
Get-Mailbox -Identity "usuario@empresa.com" | FL LitigationHoldEnabled, LitigationHoldDuration
Esto confirma que la retención está activa y que la duración coincide con la política establecida.
Paso 5: Preservación de elementos eliminados
Una de las funciones más importantes de Litigation Hold en Microsoft 365 es la preservación de elementos eliminados:
- Correos eliminados por el usuario se trasladan automáticamente a la carpeta de elementos recuperables.
- Los archivos de OneDrive y SharePoint Online también se mantienen intactos, incluso si se eliminan desde la interfaz del usuario.
- Esta preservación garantiza que el equipo legal pueda acceder a información completa durante un caso de eDiscovery o auditoría.
Paso 6: Integración con eDiscovery
El siguiente paso para un uso efectivo de Litigation Hold en Microsoft 365 es integrarlo con eDiscovery:
- Accede a Microsoft Purview eDiscovery.
- Crea un caso de eDiscovery para los usuarios bajo Litigation Hold.
- Realiza búsquedas de contenido dentro de Exchange Online, SharePoint Online, Teams y OneDrive.
- Exporta elementos relevantes para revisión legal o auditorías.
Esta integración permite identificar y preservar elementos del buzón y documentos críticos de manera eficiente.
Paso 7: Configuración de buzón de archivo y retención adicional
Para ampliar la protección de datos:
- Habilita un buzón de archivo para los usuarios bajo Litigation Hold, asegurando almacenamiento adicional de mensajes antiguos.
- Configura directivas de retención complementarias para carpetas específicas dentro de Outlook o SharePoint, manteniendo la coherencia con los requisitos legales.
- Revisa periódicamente el período de retención para asegurarte de que sigue vigente según políticas corporativas y regulatorias.
Paso 8: Supervisión y mantenimiento
Una vez configurado Litigation Hold en Microsoft 365, es esencial supervisar y mantener la retención:
- Monitorea Exchange Online y SharePoint Online para verificar que los datos permanecen accesibles.
- Utiliza PowerShell para generar informes periódicos sobre usuarios en retención:
Get-Mailbox -Filter {LitigationHoldEnabled -eq $true} | FL DisplayName, LitigationHoldDuration
- Ajusta la duración de retención según cambios en la política legal o regulatoria.
- Realiza auditorías internas periódicas para garantizar que todos los buzones de usuario estén correctamente protegidos.
Buenas prácticas para configurar Litigation Hold
- Documentar todos los cambios: Registrar cada configuración y actualización en el Centro de administración de Microsoft 365.
- Definir responsables claros: Asignar administradores de cumplimiento y TI encargados del Litigation Hold.
- Automatizar procesos mediante PowerShell: Especialmente útil para grandes organizaciones con múltiples buzones de correo.
- Integrar con políticas de retención: Alinear la duración de suspensión con directivas corporativas y legales.
- Revisar regularmente los casos de eDiscovery: Garantiza que los datos críticos estén siempre accesibles para auditorías.
- Capacitar al personal: Administradores y equipos legales deben conocer el funcionamiento y límites del Litigation Hold.
Consideraciones finales
Configurar Litigation Hold en Microsoft 365 es una estrategia clave para proteger la información y garantizar cumplimiento normativo. La integración con Exchange Online, SharePoint, OneDrive y Teams, junto con el uso de PowerShell y Microsoft Purview eDiscovery, permite un flujo de trabajo robusto y confiable para preservar datos críticos.
Al seguir esta guía paso a paso, las organizaciones pueden:
- Evitar la pérdida de datos importantes.
- Cumplir con normativas legales y auditorías internas.
- Automatizar la preservación de información, reduciendo la carga manual del equipo de TI.
- Mantener la trazabilidad y evidencia para cualquier procedimiento legal o regulatorio.
La correcta configuración y mantenimiento del Litigation Hold en Microsoft 365 asegura que los buzones de usuario, archivos y comunicaciones corporativas permanezcan protegidos durante todo el ciclo de vida de los datos.
Para optimizar la implementación de Litigation Hold en Microsoft 365 y gestionar la retención legal de manera eficiente, puede consultar nuestro Microsoft 365 Managed Services.